Toplantının toplantısının toplantısı!

Günümüzde çok toplantıya girmek, gün boyu toplantıdan toplantıya savrulmak plaza insanları arasında bir karizma belirtisi olarak algılanmaya başlandı. Avcı-toplayıcı toplumlara bir öykünme mi vardır bilemiyorum ama acayip toplanıcı bir hale geldik.  

Kravatlı insan toplulukları arasında aşağıdaki türden diyaloglar artık normal sayılıyor;

-

- Yarın sabah kısa bir toplantı yapabilir miyiz?

- Maalesef yarın sabah başka bir toplantım var.

- Ne toplantısı?

- Yarın akşam bütçe planlama toplantımız var. Öğleden sonra bu toplantıya hazırlanmak için toplantı yapacağız. Sabahleyin de, öğleden sonra yapacağımız hazırlık toplantısının gündemini belirlemek için toplanacağız.

- Tamam. Ne zaman görüşebiliriz peki?

- İstersen yarın öğle arasında bu konuyla ilgili bir toplantı yapıp, ne zaman görüşebileceğimizi belirleyebiliriz.

-

Çalışanlar genelde bu sık toplanma olayından pek hoşnut değildir. Toplantılardan sonra çalışanlar arasında yapılan muhabbetler bu acı gerçeği net bir şekilde ortaya koymaktadır.

Toplantı bitiş anını müteakip en geç 2 dakika içinde asansör önünde birleşen gruplar fısıldayarak konuşmaya başlarlar.

"O kadar konuştuk, ne oldu şimdi? Yine bir karar alamadık" ana fikri etrafında seyreden konuşma bitince ekip rahatlamış olarak evlerine dağılır.

 

Tabii bunun yanında toplantıları seven bir grup da vardır. Çünkü toplantılar, çalışmayı sevmeyen kişiler için âdeta bir can simididir. Hiçbir şey yapmadan saatler geçirmek, yoğun bir iş gününün öncesinde veya sonrasında tatlı bir mola olarak görülür.

Toplantı rehaveti olarak adlandırılan bu durum bazılarının çok hoşuna gider. Konular uzadıkça vücut öne doğru kaykılır. Beyin fırtınası yerini tatlı bir melteme bırakır. Birbiri ardına gelen çaylar yudumlanırken, haber siteleri kontrol edilir, cep telefonu kurcalanır.

Yıllarca bu tip ortamlarda mesai yapanlar farklı melekeler kazanırlar. Mesela kendisine bir soru yöneltildiğinde, konuşulanlarla hiç alakası olmadığı halde, son cümlenin son kelimesini referans alarak ortalama bir cümle kurabilirler. Tabii eşsel durumlardan dolayı eve ne kadar geç giderse, o kadar kâr edeceğini düşünenler de olabilir. Genelde toplantıları en fazla sabote edenler de bu gruptur.

 

Bazı şirketler durumun vahametinin farkına vardıkları için tedbirler almaya başladılar.

Mesela birçok şirkette artık toplantı esnasında cep telefonu, laptop gibi iletişim araçları kapalı tutuluyor. "Gözüm ekranda, kulağım sende" olayı yemiyor yani. Tofaş yıllardır toplantılarda 50+10 formülünü uyguluyor. Yani şirket genelinde yapılan tüm toplantılarda 50 dakika dolduğu an 10 dakikalık mola veriyorlar. (Bu konuyu bir arkadaşıma söylediğimde, "Şahini molalarda yaptılar herhalde" dedi.)

Aydınlı Grup'un toplantılarında masanın üzerinde bir kum saati konuyor. Bu kum saati birisi söz aldığında çevriliyor ve 5 dakika sonra kum boşaldığında söz başkasına geçiyor.

IBM şirketinde ise toplantı polisleri var. Bu kişiler toplantı salonunun bir köşesine oturup ellerindeki kâğıda notlar alıyorlar. Toplantı süresine uyulup uyulmadığını, alınan kararları veya toplantı kurallarına ne kadar uyulduğunu yazıyor ve raporluyorlar. Bu rapor sayesinde her toplantı, bir öncekinden daha verimli hale geliyor.

-

Verimli bir toplantı geçirmek için aşağıdaki maddeleri bir gözden geçirebilirsiniz;

- Bütün katılımcıların toplantıya hazırlıklı gelmesini sağlayın. Bunun için önceden gündem maddelerini gönderin. Ama gündem maddeleri olabildiğince somut olmalı. "Performans iyileştirme süreci için atılabilecek adımların tartışılması" gibi genel ifadeler çok havada kaldığı için kimse hazırlık yapamaz. Gündem maddeleri ne kadar daralırsa, toplantının çapı o kadar genişler.

-

- Üst düzey yöneticiler mümkünse toplantının en sonunda konuşmalıdır. Çünkü toplantılarda bazen öyle bir açılış konuşması yapılır ki, toplantının geri kalan kısmında konuyla ilgili söyleyeceklerinizden tamamen vazgeçebilirsiniz. Mesela sabahları mesainin çok erken başladığını düşünüyorsunuz ve bir saat ileri alınmasını teklif etmeye karar verdiniz. Toplantının başında eğer yönetici konumundaki kişi; "Bazı çalışanlarımız mesainin çok erken başladığını düşünüyormuş. Uykuyu çok seviyorsanız gece bekçisi olun" türünden şeyler söylerse, bu konuyu gündeme getirmek isteyen çalışanın hazırladığı cümleler içinde kalır. Bu cümleler daha sonra daha gelişmiş, güçlenmiş ve sertleşmiş bir şekilde başka bir ortamda serbest bırakılır.

-

- Toplantıda yiyecek ve içeceklerin masanın üzerinde değil de, odanın başka bir köşesinde olması tercih edilebilir. Çünkü toplantının yoğunlaştığı anlarda birkaç adım atmak isteyen kişiler için bu iyi bir fırsattır. Ayrıca daha dinamik bir ortam sağlanmış olur.

-

- Toplantının başlangıç saatiyle birlikte, bitiş saati de duyurulmalıdır. Çünkü bir toplantının başarısı, süresinin uzunluğuyla doğru orantılı değildir. Eğer toplantınız 1 saat sürüyorsa ve toplantıda 10 kişi varsa, o toplantı aslında 1 saat değil, 10 saattir. Yani gecenin on bir buçuğunda yorgun gözlerle iş yerinden çıkan bir grup görürseniz hemen duygulanıp ne kadar süper bir şirket olduğunu falan düşünmeyin. Bu insanlar, gündemsiz, amaçsız, kuralsız bir toplantıda zamanı katleden bir grup olabilir.

-

Neyse, o kadar yazdık! Ne oldu şimdi? Yine bir karar alamadık!