Üniversite yönetmek, iş yeri yönetmek gibi değildir!..

Hangi kıtada yaşarsanız yaşayın üniversite yönetmek ciddi iştir. Sadece akademik veya idari değil, aynı zamanda finansal bir iştir...

 

Akademik hayata 1992 yılında adım atıp, çok farklı kurumlarda görev aldıktan sonra üniversite ile bağımı koparmama sebebimi şöyle izah edeyim:

 

Firmaların bazıları maliyeti yönetimi ile ayakta kalır. Bazı firmalar ise pazarlama yönetimini iyi yapar. Kimi firma âdeta dokümantasyon merkezi gibi muhasebeye önem verir. İnsan kaynakları yönetimini de iyi yapanları umutmayalım tabii. Satın alma işini çok iyi başararak kâr edenler mutlaka vardır. Bir üniversitede bu fonksiyonların tamamı vardır ve saat gibi çalışmak zorundadır. Fakat bir üniversitenin gelişmesi için yapması gereken en önemli iş "yetenek yönetimidir". Yani doğru işe karar verip sonra "alın bunu doğru yapın" diye personele havale etmekten çok, doğru işi kimin yapacağını tespit ederek görevleri dağıtmaktır.

 

Bir üniversitenin ana mottosu nedir diye sorarsanız, “Uygun fiyata kaliteli eğitim vermek” diyebiliriz. Her ülkenin Ivy Leage'inde bulunan üniversiteler "çok talep var" diye fiyatı yükseltmeyi benimserler ancak, bu halleriyle "deha" kategorisindeki yetenekleri ellerinden kaçırdıklarının farkında değildirler. Sürekli olarak "dışarıdan fonlama var mı" diye soran çok bilenlerin atladığı nokta da şudur: Üniversiteyi fonlayanın görüş ve yaklaşımları dışına çıkamama tehlikesi...

 

Gazze meselesinde yaşadığımız gibi, "özgür düşünce" propagandası yapan Batı ülkelerinin üniversitelerinde akla hayale gelmeyecek zorbalıklar yaşandı. Demek ki, üniversitenin kendi kendine yeter hâlde olması birinci öncelik. Başkasına muhtaç olunca, başkasının dümen suyuna giriliyor.

 

Kendine kendine yetmek için bir üniversitenin ne yapması lazım? Bu hedefe ulaşmak için birkaç ana yaklaşım var:

 

İnsan kaynakları yönetimine çok önem verilecek. Bölümlerin standartları her zaman çağdaş seviyede tutulacak. Öğrencileri şehirden koparmak yerine içinde, iş dünyasına yakın, konforlu ortamlar sağlamak gerekir. Ayrıca “öğren ve öğret” prensibiyle gerçek bilgiye ulaşmayı ve bunu yaymayı amaçlamak önemli. Günümüzde "doğru" ile "gerçek" çoğu zaman birbirinden ayrılıyor.

 

Eşitlik, adalet, özgür irade ve saygı gibi değerler temel ilkeler olmalı. Farklı kültürlerden gelen zenginliği korumak ve geliştirmeye devam etmek gerekir. Öğrenci vizelerine engel çıkaran Trump gibi liderler, kendi üniversitelerinin batmasına sebep olacak. Söylemedi demeyin!..

 

Öğrencilerin ders dışı zamanlarda disiplinlerarası ortamlarda vakit geçirebilecekleri alanlar oluşturmak çok önemli. Ayrıca, öğretim üyelerinin disiplinlerarası sohbetlerle bakış açılarını genişletebilecekleri ortamlar da kurmak lazım. Biz bunlara “collegium” diyoruz. Eski bir âdettir, devam etmesi önemlidir.

 

Sınav ve başarı takibi konusuna gelince: Sınav sistemlerini kesinlikle katı olmayan ancak hedefi belli ve standartlara uygun hâle getirmek gerekir. Sonuçlar şeffaf şekilde, sorular ve cevaplarıyla birlikte açıklanmalı. Bölüm başkanları bunu takip etmeli, dekanlar ise rektörlere öğrenci başarısı ve memnuniyeti konusunda ara raporlar sunmalı.

 

Akademik ve idari konularda ise, minimum standartların üzerine çıkılması önemli. Destek ve teşvik programları çeşitlendirilmeli. Ayrıca, idari personelin akademik hayata geçiş yapmasına imkân tanınmalı.

 

Avrupa'daki üniversiteler AB uyum standartlarına uygun ilerliyor ve Türkiye'deki YÖK gibi kendi üst otoriteleri ile akreditasyon kurulları tarafından denetleniyor. Ancak bunlar da yetmez. Değişim programlarına da destek verilmeli; yurt dışına akademik ve idari personel gönderirken, değişim programlarıyla yabancı akademik ve idari personeli davet etmekte büyük fayda var. Ancak bu şekilde "best practice" dediğimiz örneklemelerden haberdar olabiliriz.

 

Şimdi stratejik planlara gelelim: Hani özel sektörde olduğu iddia edilen ve kâğıt üzerinde kalanlar. Kimse kusura bakmasın Üniversitelerde söz konusu planlar çok ciddi şekilde hazırlanır, takip edilir, zaman içinde kalibre edilir. En makbul stratejik plan "tabandan tavana" doğru yapılandır. En küçük birime kadar hedefleri belirlenir ve yılda en az 2 kere takip edilirse, illa ki sonuç alınır. Eğer üçüncü yıl sonunda hedeflerine iki defa ulaşamayan birimler veya çalışanlar var ise, mütevelli heyet değerlendirir. Performansı düşük olanların hangisine tolerans gösterilecek, hangisi "son uyarı" alacak veya hangisine "elveda" denecek ise buna karar verilir. Yukarıda belirttiğim gibi, üniversite yetenek yönetimini doğru yapar ise ayakta kalır. Stephen Hawking'in hayatını anlatan "The Theory Of Everything" filmini seyredenler hatırlar, kendisinden doktora çalışması bekleyenler büyük sabır göstermişlerdi. Dehanın nereden çıkacağı belli olmaz, unutmayalım.

 

Finansal tarafa gelirsek: Aşırı sermayelendirilmiş veya aşırı varlıklandırılmış yapmadan, sürdürülebilir bir yapı kurmaya odaklanmak lazım. Bütçenin etkin yönetilmesi için, tüm projelerin finanmanı için üniversitenin en az %50 oranında katılması önemli. Fon bulamayan faydalı projelerin rafa kalkması büyük bir kayıp olur. Uluslararası projelere katılırken detaylı planlamalar yapılması şart. "Öngörülmeyen giderler" bütçenin %2'sini aşmamalı. Daha fazla miktarda öngörülemeyen harcama, eğer bir afet ya da savaş olmamışsa, kalitesiz bütçeleme demektir...

 

Gelecek döneme kaynak ayırmak önemli. Toplam gelirinin en az %10’una denk gelen bir "yedek akçe" olmalı. Çünkü, enflasyonist ortamda personele destek olmak için, likidite güçlü olmalı. Maaşların ve yan hakların düzenli ödenmesi çok önemli. Ayrıca çalışanlara kampüs içinde ücretsiz yemek sağlamak kadar öğrencilerin mağdur olmaması için kampüs içindeki kafe ve lokantaların fiyat denetimi yapılmalı. Gerekiyorsa çeşitli sübvansiyonlarla destek olmaya çalışılmalı. Bunlar ancak ve ancak kendi kendine yeten, mali açıdan güçlü bir üniversite ile mümkün olabilir.

 

Kâr amacı gütmeden, kendi kendine yeten bir ekosistem oluşturmak ve korumak işin püf noktası: Nakit yönetimine dikkat etmek; satın alma ve muhasebe süreçlerini şeffaf hâle getirmek kolay değil, ama yapılması elzemdir. Birimleri, sadece finansal değil, performans açısından da izlemek gerekir. Birimlere "neden harcadın" değil “neden harcamadın?” sorusunu sormak gerekir. Eğer bütçeye konmuş bir yatırım, harcama, satın alma veya seyahat gerçekleşmemişse, gerekçesi sorulmalı.

 

Tüm bunların yapılması merkezîleştirilmiş değil, "decentralized" yani tabandan tavana doğru gerçekleştirilen bütçeleme, hedef belirleme, kalibrasyon ve takip anlayışıyla mümkün olabilir. Üniversitede kâr değil değer üretilir, binalarla değil insanlarla yükselinir. Verimlilik esastır ve doğru çalışan bir üniversite dünyanın en büyük firmalarından her zaman daha saygındır.

 

 

 

Prof. Dr. Emre Alkin'in önceki yazıları...