Bill Gates''den tavsiyeler...

Bazı işlerin tesadüfen olması mümkündür. Bazı şeyler vardır ki, orada tesadüften bahsedilemez. Mesela, alınteri dökmeden, kısa yoldan köşeyi dönmek isteyen birisi bir piyango bileti almış ve de tesadüfen en yüksek ikramiye ona çıkarak zengin olmuş olabilir.

Fakat, Bill Gates gibi birisi sıfırdan ticarete başlayıp ve de dünyanın en zengin adamı durumuna gelmişse burada durmak lazımdır. İşte burada tesadüfün yeri olmaz. Burada belli bir çalışmanın, zekanın işi bilmenin yeri vardır ancak. İşte böyle kimselerin tecrübelerinden, fikirlerinden istifade etmek, tavsiyelerine kulak vermek gerekir. Bu maksatla, size Bill Gates''in bazı tavsiyelerini sunmak istiyorum. Belki bugün için bunların tamamını yapmak, uygulamak mümkün değildir; fakat, en azından hedefimiz olur bu kurallar:

Bugün şirketlerin rekabet yapabilmesi, iyi bir manevra kabiliyetine sahip olması, çalışanlarının enerjisine ve dijital sistemleri kullanmasına bağlıdır. Mesela, e-mail, orta kademedeki yöneticileri, bilgi süzgeci olmaktan işi yapan kimseler haline çevirmeye yardımcı olur.

Müşterilerin bilgi sistemlerini daha iyi değerlendirebilmek ve şirketlerinde işbirliğini teşvik etmek için ilk yapmaları gereken şeyin ne olduğunu bana zaman zaman sorduklarında hep "e-mail" cevabını vermemin sebebi de budur. Çalışanlardan bana gelen tüm e-mailleri okurum ve gerekenin yapılması için bunu gerekli kişilere aktarırım. Microsoft''ta çalışan birçok insanı etkileyen iş ve konulardan haberdar olmanın en iyi yolunun ben istemeden çalışanlardan gelen e-mailler olduğunu düşünüyorum. Ben de en az bir başkası gibi güzel haber almayı severim. Ama aynı zamanda bu beni şüpheci bir akıl çerçevesinin içine sokar. Duymadığım kötü haberleri merak ederim. Bu en kolay e-mail ile olur.

Bazen bu şirketin başı olarak en önemli görevimin kötü haberleri dinlemek olduğunu düşünürüm. Eğer bu kötü haberlerin üzerinde çalışmazsanız sonunda çalışanlarınız kötü haberleri size bildirmeyi terk ederler. Ve bu sonun başlangıcıdır. Bilginin daha başlangıçta dijital formatta olmasını sağlamak, bir dizi olumlu sonucu da beraberinde getirebilir. Coca-Cola, GSM telefon ağı ve kızılötesi sinyaller vasıtasıyla akıllı dağıtım makinelerinden bilgi toplar. Yerel şişeleme bürosunda bulunan bir PC''deki stoklama yazılımı gelen bilgileri inceler ve kamyon sürücülerine bir sonraki gün hangi bölgedeki, hangi ürünlerin yeniden doldurulması gerektiğini gösteren bir form basar. Bilgiler elektronik formda olduğunda, bilgi işçileri bunların üzerlerinde çalışabilirler, izah edebilirler, istedikleri kadar detaylı inceleyebilirler veya istedikleri açıdan bakabilirler ve işbirliği yapmak için bu bilgileri dağıtabilirler. Dijitalleşme işinizi değiştirir. Bir şirketle ilgili bilgileri sadece o kuruluşun üst düzey yöneticileri değil, orta düzey yöneticilerinin ve çalışanlarının da görmesi gerekir. Bu kişiler, gerekli tetbiri alacak kişiler olduklarından, en kesin ve uygulanabilir bilgiye ulaşabilmelidirler. Doğru bilgiye, acilen, sabit akışlı bir biçimde ve değişik görüntüleriyle ihtiyaçları vardır. Bilgi akışıyla da güçlendirilmiş bir işbirliği kültürü, şirket içindeki bütün akıllı insanların birbirleriyle ilişki kurmalarına zemin hazırlar. Uyum içinde çalışan yüksek kabiliyetli insan sayısında belirli bir düzeye eriştiğinizde, şirket içi enerjide bir patlama görürsünüz.

Hedefiniz insanların birlikte çalışmalarını, fikirlerini paylaşmalarını bazen çekişmeyi ve birbirlerinin fikirleri üzerine birşeyler oluşturmayı desteklemek ve bir bütün halinde ortak hedef için çalışmak olmalıdır. FORD''un Otomotiv İşlemleri Başkanı Jacques Nasser her cuma öğleden sonra FORD''un dünya üzerine dağılmış çalışanlarına bir e-mail yollar; iyi ya da kötü bütün haberleri herkesle paylaşır. Kimse onun e-maillerine sansür uygulamaz, Nasser işçilerle aracısız iletişim kurar. Her ay posta kutusuna gelen yüzlerce mesajı okur, üzerinde çalışılması gereken mesajlar için yanında çalışanlardann birini görevlendirir.

1996''da kağıdın yerine elektronik formları geçirmenin en büyük savunucularından olan Microsoft''un neden hâlâ kağıt tükettiğini incelemeye karar verdim. Büyük bir şaşkınlıkla, o yıl 350.000 kopya satış raporu bastırdığımızı öğrendim. Kullandığımız her kağıt formdan bir örnek istedim. Masamın üzerine konan kalın klasörde yüzlerce form vardı. Kağıt tüketimi aslında çok daha önemli bir sorundu, idari işlemlerin fazlasıyla karmaşık olduğunu gösteren bir belirtiydi. Kağıt formlar yerine şirket içi e-mail kullanmak çarpıcı sonuçlar verdi. Daha evvel 1000''den fazla olan kağıt form sayısını firma çapında 60''a düştü. Unutmayın ki, bugün gelişen teknolojiye ayak uyduramayan işyerinin ayakta değil, hayatta bile kalması mümkün değil...